بانک مقاله
وبلاگ تحقيقاتي كيوان جعفري 
قالب وبلاگ


در شرح وظایف مسئولان دفاتر و منشی های ادارات، ابتدا بهتر است در مورد مباحثی از قبیل سازمان، مدیریت و ارتباط موثر توضیحات مختصری داده شود و سپس به وظایف و صفات یک منشی بپردازیم.

 

سازمان چیست؟

هر سازمان مجموعه ای از کارکنان، اهداف، فیزیک (ساختمان)، لوازم و وسایل، قوانین و دستورالعمل ها و روش انجام کار باشد.

 

مدیریت چیست؟

مدیریت علم و هنر به کارگیری منابع انسانی و مادی جهت رسیدن به اهداف سازمان می باشد که در سطوح عالی، میانی و پایه (اجرایی)   طبقه بندی می شود.

 

ارتباط

ارتباط؛ انتقال اطلاعات، گفتگو، بحث و تبادل اندیشه می باشد. به عبارت دیگر ارتباط فرآیندی است که در طی آن پیام از یک فرستنده به یک گیرنده منتقل می شود. که به انواع حضوری و غیر حضوری تقسیم بندی    می گردد. ارتباط حضوری مانند، ارتباط با مدیران، کارکنان و مشتریان که به صورت رودررو است و مصادیق ارتباط غیر حضوری؛ تلویزیون، تلفن، فکس، نامة الکترونیک و نامه می باشد. که از عوامل مؤثر در ارتباط می توان به موارد زیر اشاره نمود؛

خود را دوست بدارید، دوستان خود را به درستی انتخاب کنید، ترس از نپذیرفتن را کنار بگذارید، پر شور و شوق و پر انرژی باشید، موارد جزیی را در دوستی هایتان فراموش نکنید (مثل روز تولد، اعیاد و ...) و وفادار باشید.

مسئولان دفاتر به منزلة کمک بزرگ  غیر قابل انکار برای مدیران در تسهیل کارهای اداری   می باشند و باید ارتباط و رفتار آنها طوری باشد تا دیگران را به خود جذب نمایند.

 

صفات لازم برای منشی

از ویژگی های مسئول دفتر می توان به موارد زیر اشاره نمود:

1.    توانایی و دانایی

2.    وضع ظاهری مناسب (لباس ساده، چهره ای گشاده و نظافت ظاهر و لباس)

3.    اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی

4.    حس همکاری و حسن سلیقه

5.    رفتار اجتماعی مناسب

6.    حافظة خوب و حضور ذهن

7.    رازداری و متعهد بودن

8.    قدرت تصمیم گیری و ابتکار

9.    نرمی در گفتار

10.     صبر و تحمل

11.     سعی در یادگیری کارها

12.     دانستن جای نامه ها و وسایل

13.     اقرار به اشتباهات خود

14.     توجه به نظرات دیگران و قضاوت آن ها در مورد خود

15.     پیگیری دستورات رئیس

 

نحوه رفتار منشی با ارباب رجوع با خصوصیات متفاوت

1.  افراد سریع الانتقال: در برخورد باید اطلاعات مورد نیاز آنان را با صراحت و به طور کامل در اختیارشان گذاشت (مغلطه نکرده و از دادن پاسخهای غیر منطقی خودداری نموده و واقعیت را بیان نمایید).

2.  افراد مزاحم و بهانه جو: با لحن جدی و در عین حال مؤدبانه و دوستانه از او بخواهید که در چه موردی می توانید به او کمک کنید (در صورت ادامه مزاحمت از او معذرت بخواهید که نمی توانید به او کمک کنید).

3.    افراد لجوج و سمج: علت لجاجت او را پرسیده یا کشف کنید (تا حد امکان سعی کنید در جهت سلیقه او حرف زده و با او همدردی کنید).

4.  افراد پُرحرف: حرف های او را به وسیله خلاصه کردن قطع کنید. پیشنهاد کنید که در موقع مناسب با هم صحبت خواهید کرد (در صورت ادامه صحبت بخواهید مطالب را به صورت کتبی به مدیریت اطلاع دهد).

5.  افراد اهل مجادله و پرخاشگر: بعد از  صحبت های این افراد (هرچند بی مورد) از او تشکر کرده و مهلت اظهار نظر بیشتر به او ندهید. به اعتراضات او گوش دهید و در این مورد با او همفکری کنید.

6.    افراد دیر انتقال: مطالب مورد نظر را چند بار تکرار کنید. با طرح سوالات ساده موضوع را به او تفهیم کنید.

 

آشنایی با وظایف مسئولان دفاتر

تنظیم و تدوین دعوتنامه، دستورات و ارسال آن جهت امضاء، دریافت و ارسال پیام های تلفنی، فکس و یادداشت ها، پاسخگویی به مراجعین داخل و خارج از سازمان و راهنمایی آن ها در صورت لزوم، دریافت، ثبت و ارایه مکاتبات دریافتی و ارسال به مدیریت جهت دادن دستور لازم و دریافت گزارشات و عملکرد واحدها از وظایف مسئولان دفاتر می باشد.

همچنین پیگیری دستورات صادره و ارائه گزارش و نتایج حاصله از آن به مدیریت، تنظیم و تعیین اوقات ملاقات با مدیر با هماهنگی قبلی، تنظیم وقت جلسات و ترتیب مقدمات تشکیل آن تهیه و تدارک اسناد و مدارک مورد نیاز جهت طرح در جلسه در رابطه با نیازهای جلسه با رئیس نیز از وظایف منشی و مسئولان دفاتر می باشد.

در خصوص برگزاری جلسات باید به نکات زیر توجه گردد:

1.    ارکان جلسه: الف) مکان و زمان جلسه، ب)اعضای جلسه، ج)موضوع جلسه، د) دبیر جلسه.

2.    تنظیم صورتجلسه: الف)مشروح، ب)نیمه مشروح، ج)خلاصه، د)فرم.

تصمیمات در صورت جلسه قید شده و مسئول اجرایی آن مشخص گردد. اعضای جلسه و سمت آن ها و امضاء کنندگان مشخص شود و در ضمن دعوتنامه جلسه بعدی توزیع گردد.

نکاتی که باید در جلسه رعایت شود عبارتند از:

1.    جلسه رأس ساعت تشکیل شود.

2.    زمان بندی اعضاء مشخص گردد.

3.    تلفن های همراه خاموش شود.

4.    در طول جلسه ارتباط تلفنی ممنوع می باشد.

5.      از ورود افراد متفرقه به درون جلسه خود داری شود.

6.    از پذیرایی در حین جلسه اجتناب گردد (بیرون از جلسه پذیرایی داشته باشیم).

7.    جلسه در اتاق مدیرعامل یا مدیر سازمان برگزار نشود.

8.    اتاقی که جهت جلسات در نظر گرفته می شود امکانات سمعی و بصری داشته باشد.

9.    اسامی دعوت شدگان بر روی میز نصب باشد (چه کسی کجا بنشیند).

10.     مسئول دفتر یا منشی تمام مدت حضور داشته باشد.

 

 منابع

 

  1. متولی، کاظم. روابط عمومی و تبلیغات،تهران: انتشارات بهجت.
  2. کریس کول. کلید طلائی ارتباطات، ترجمة رضا آل یاسین، تهران: انتشارات هامون.

 تهیه و تنظیم: اقدس السادات محمودی، بهیار

[ چهارشنبه ۱٠ فروردین ۱۳٩٠ ] [ ۱٢:٠٢ ‎ق.ظ ] [ کیوان جعفری ] [ نظرات () ]
.: Weblog Themes By Pichak :.

درباره وبلاگ

سلام به وبلاگ من خوش اومدید. امیدوارم خوشتون اومده باشه
نويسندگان
صفحات اختصاصی
امکانات وب